关于加强我区工程项目档案管理的调研报告工程项目档案是工程建设的重要组成部分，是项目建设以及工程管理状况的真实记录，是维修扩建、维护权益、处理纠纷等后续工作开展的重要依据。近几年来，我区重点建设项目工程下面是小编为大家整理的【档案调研】区档案局关于加强我区工程项目档案管理调研报告优【完整版】,供大家参考。
关于加强我区工程项目档案管理的调研报告
工程项目档案是工程建设的重要组成部分，是项目建设以及工程管理状况的真实记录，是维修扩建、维护权益、处理纠纷等后续工作开展的重要依据。近几年来，我区重点建设项目工程逐年增多，如何管好重点工程项目档案受到区委区政府的关注和重视。为进一步规范我区工程项目档案管理，充分发挥工程项目档案服务经济社会发展职能，作为档案行政部门，我局进行了一些积极的探索和实践，调研情况总结如下。
一、我区工程项目档案管理基本情况
目前，有关规范工程项目档案管理的主要法律法规及标准有：《中华人民共和国档案法》、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28－2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）等。如何做好工程项目档案的管理，一直以来，区委区政府都相当重视这个问题，曾出台了《关于印发<芙蓉区重要会议重大活动重点建设项目档案管理办法>的通知》（芙办发[2005]26号）、《关于进一步加强档案工作的意见》（芙办发[2009]44号），对进一步加强重点工程档案管理工作予以了明文规定和要求，明确“区史志档案局应具体指导重点工程项目档案的移交，档案资料除一份交市城建档案馆外，另外交一份存区档案馆”等要求。
近年来，为加强和规范我区工程项目档案管理工作，根据上级要求及工作实际，区史志档案局将工程项目档案纳入议事日程，对区内相关单位（包括建设单位以及各参建单位）发放了33份《重点工程档案管理现状调查问卷》，收回有效调查问卷23份，同时，走访调研工务局、城建投、棚改办等单位，深入了解工程档案管理现状，还组织了业务人员到省、市档案局以及市城建档案馆参观学习、交流经验。根据调查问卷以及走访情况，能够严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》以及有关规定收集归档项目建设各阶段文件材料的只占一部分，有较大部分单位只是对工程项目档案某阶段的材料进行部分归档留存，大部分单位明确了专人收集工程项目资料。在收集加强工程项目档案管理的意见和建议中，要求最迫切的是希望开展业务培训。
二、我区工程项目档案管理中存在的问题
调研发现，我区工程项目档案管理中存在工程项目档案资料分散、未成套归档保存，资料重复、重要资料缺失等现象，还存在一些问题需要引起重视，归纳如下：
1、管理不到位。项目牵头单位对于档案收集、整理，确保档案成套性的任务不明确，对工程项目档案不知如何抓起，职责未履行到位；在建设过程中，工程资料的归档整理往往缺乏规范，相关职能单位职责不明确以及资料员职位空置。
2、领导重视不够。各级分管领导在项目建设过程中抓进度、赶工期，对资料这块重视不够，多是为了应付验收而临时突击；有的单位领导虽然重视工程档案的收集，但是存在认识误区，重技术、轻文书，致使工程相关文书资料缺失；有的分管领导在工作交接时，工程资料未及时移交。
3、档案资料未及时归口。按照《长沙市城乡建设档案管理条例》等相关法律法规及我市实际，城建档案馆接收市、区级手续完备、通过验收的工程项目档案资料，但对于一些自建的、手续不齐的工程档案，达不到市城建档案馆的接收要求，不能进入市城建档案馆，因而散存在各个职能单位，未进行集中统一保管。
4、业务指导力度不够。依据《档案法》，我局应对工程项目档案工作依法进行监督、检查和指导，但是在具体操作过程中，由于自身技术力量不够等原因，权责难以执行到位，对规范我区工程项目档案管理的业务指导力度还有待加强。
三、关于加强我区工程项目档案管理的几点建议
1、统一思想、形成共识。随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。从我区工程项目档案管理的现状来看，对于竣工图等技术图纸，各单位还是做得比较好，基本予以保存，但相对而言，项目前期以及在项目管理中产生的文书材料收集、保管不到位，有的单位没有认识到这些资料的重要性，事情干了，但产生的文字材料却没留下来，有的部门或个人为了工作便利，将文件资料据为己有，没有按要求移交归档，在人员更换时，又忽略了对这些资料进行移交，造成资料散存甚至遗失。由于资料保管不齐，工程档案不能真实反映情况，不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难。例如某个大型的工程项目，从项目立项开始，中间经历了诸多环节及很多问题的处理，牵涉到多个职能部门，所产生的文书资料都是非常重要的原始资料，是不可再生的历史依据。从项目立项到工程竣工时间跨度长，加上人员更换，如果不建立完善的档案管理制度，不加强责任意识，不明确责任，可以想象将造成什么样的后果。在这方面我们有很多的教训，由于档案资料保管不到位，在一些重大问题的处理上缺乏有效依据，造成工作被动，也造成了一定的经济损失，还带来了一系列遗留问题。因此，对于工程项目档案管理的重要意义，有关单位分管领导、档案员首先要在思想上加强认识，形成切实增强做好该项工作的责任感和紧迫感。
2、权责明晰，责任到人。在项目建设过程中，许多单位往往将工作重点放在项目建设的质量、进度和资金调度上，没有认识到工程档案是项目建设和管理的重要依据，迫于验收要求，才突击对档案资料进行归档整理，使得工程项目档案的系统性、真实性不够。尤其需要特别注意的是除工程技术档案之外，各个环节所产生的文件材料，从项目的前期调研、申报立项、各类会议资料、领导视察、现场办公、问题调处等诸多在项目建设过程中形成的有价值的材料，不论是否属于《建设工程文件归档范围和保管期限表》上规定内容的，都应归档保存起来，以备查找。因此，在工程建设过程中，要为每一个项目确定工程项目档案的归口管理部门，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，安排一名有责任心的档案员全程跟踪整套文件材料，做到心中有数，待工程竣工后，及时做好工程项目文件材料的收集、整理、归档、保管、移交等工作。各参建单位领导及工作人员也应加强对工程项目档案工作的思想认识，配合做好相关工作。
3、领导重视，加大投入。领导重视是否是任何一项工作开展的关键，档案工作更是如此。各单位“一把手”、分管领导对项目档案工作重视与否，往往会直接影响工程项目档案的整体质量。一是项目分管领导要足够重视，从工程档案的收集、整理到移交或验收，每一个环节都要亲自过问，保证档案工作所必需的人、财、物等配套措施要跟上。二是领导要关心档案人员，确保人员相对稳定。一般人都认为档案员的工作很轻松，其实做好也是不容易的，尤其是不少档案员往往身兼数职，对档案的日常管理往往难以顾及，有些单位档案员更换频繁，有的档案人员经过培训、学习，对档案工作刚有所了解，就被调换到其他岗位，导致我区档案人员的整体业务素质难以提高。因此，单位领导应关心档案人员，在工作安排上要确保其能有时间和精力做好档案管理工作，并尽量保持档案人员的相对稳定。
4、健全机制，规范管理。制度建设是做好档案工作的必要前提和保障，只有建立明确的规章制度，才能做到有章可循、有据可依，确保各项任务执行到位。一是要依据现行工程项目档案有关法律法规。在制定各项制度时，要有针对性，尽量将对工程资料的收集、整理、编目、查阅和保管等以制度的形式明确下来，尽可能具体化，增强可操作性，如收集环节，可以确定工程项目档案具体移交的时间、移交资料的范围等，最好还要在通过相关制度给予档案人员一定权利，保证其能收集到资料，而且是收集到齐全的资料。二是要在项目文件材料管理上做到“四同步”，即做到项目下达任务与提出项目文件材料的归档要求同步；做到检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；做到验收、鉴定项目成果与验收鉴定项目材料归档情况同步；做到项目总结与项目文件材料完全归档相同步，将档案的质量同工程质量一起抓。三是建设单位要超前控制。如在与施工单位签订合同时，就可以将施工过程中应提供的施工档案的套数、质量要求以及移交时间等写入合同中。四是应依据《档案法》及有关建设项目的法律法规，加快出台适合我区区情的《芙蓉区工程项目档案管理办法》。
5、加强指导，强化监督。按照芙办发[2005]26号、芙办发[2009]44号文件要求，区史志档案局参与全区重点建设项目的验收，具体指导工程项目档案的移交，档案资料除移交市城建档案馆外，必须交一份存在区档案馆。区史志档案局要依法加强对工程项目档案工作监督、检查和指导。一是要提早介入工程项目。区史志档案局要及时掌握每年项目工程开工计划。建设单位或“项目工程指挥部” 要在项目开工后三个月内主动与史志档案局取得联系，史志档案局要及时掌握项目进度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。二是要组织业务培训。史志档案局应组织相关档案业务培训，通过多种途径、方法帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高他们的档案业务水平和综合素质。三是要加强监督和指导。根据工程项目的主要特征和项目进度，史志档案局要安排人员进行档案资料管理工作的检查和指导，针对工程档案工作人员业务管理上存在的问题，应及时采取有效措施，发现问题及时解决。